Wszelkie dokumenty wymagają archiwizacji przez określony przepisami polskiego prawa czas. Najczęściej jest to 10 lat od wydania konkretnej treści. Okazuje się, że prężnie działające, duże przedsiębiorstwa mogą mieć spory problem z gromadzeniem ogromnej ilości danych. To właśnie dlatego coraz częściej i chętniej wdrażane są systemy do archiwizacji dokumentów przy wykorzystaniu innowacji elektronicznej.
Dzisiaj dostępne są programy, dzięki którym treści przechowywane są nie tylko przy zachowaniu pełnego bezpieczeństwa, ale również dają ogromny komfort osobom, które są odpowiedzialne za ich zarządzanie. Bez problemu udaje się je odszukiwać w razie konieczności, a nawet dawne akta pozostają w pełni czytelne.
Jakie dokumenty archiwizujemy?
Konieczność zachowania dokumentów dotyczy nie tylko pism urzędowych czy ważnych decyzji. Przechowywać przez długi okres należy także rachunki, faktury, umowy, listy sald, wyciągi z konta bankowego. Archiwizacja akt osobowych pracowników również jest coraz bardziej powszechna.
Warto pamiętać, że każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do przedstawienia swoich dokumentów na każde żądanie Urzędu Skarbowego. Zainwestowanie w elektroniczne archiwizowanie dokumentów księgowych i archiwizowanie faktur, na pewno pomoże też w takich nagłych sytuacjach.
Nikt nie wyobraża sobie już chyba magazynowania dokumentacji w formie papierowej. Nie dość, że często nie ma na takie zabiegi miejsca, to jeszcze dokumenty nie są wtedy w pełni bezpieczne. Mogą zostać zniszczone, skradzione albo zgubione. Odszukiwanie tych konkretnych stwarza w takim przypadku niemały kłopot.
Jak archiwizować dokumenty w sposób elektroniczny?
Najlepszą opcją jest skanowanie oryginalnych dokumentów w formie papierowej. Można to robić już na etapie ich wpłynięcia do firmy czy stworzenia przez kadrę pracowniczą, dzięki czemu zachowuje się płynność archiwizacji bieżących dokumentów, którymi od razu można zarządzać.
Wszelkie dokumenty można też skanować w dowolnym czasie, na przykład w ramach elektronicznej archiwizacji treści powstałych już jakiś czas temu. Najczęściej takie dokumenty przetwarzane są najpierw pocztą wewnętrzną w strukturach firmy, a dopiero potem zabezpiecza się je w formie cyfrowej.
Jakie programy do archiwizacji dokumentów warto wybierać?
Archiwizacja treści ma być przede wszystkim bezpieczna, ale też dawać komfort w zakresie zarządzania dokumentami różnego typu. Warto wybierać programy do archiwizacji dokumentów tworzone przez firmy, które mogą pochwalić się nie tylko wieloletnim doświadczeniem na rynku, ale również zdobytymi certyfikatami jakości.
Warto wykorzystywać indywidualne projekty “szyte na miarę” potrzeb przedsiębiorstwa. Właśnie dlatego tak istotne jest doradztwo, serwis oraz możliwość wdrożenia systemu przez jedną firmę. Kompleksowa praca w tym przypadku to podstawa.
Materiał został przygotowany przy pomocy ekspertów zajmujących się archiwizacją dokumentów z SER Group: https://www.sergroup.com/pl/produkty-irozwiazania/archiwizacja/archiwizacja-dokumentow.html
https://omikrongroup.pl/wp-content/uploads/2020/03/archiwizacja-akt-osobowych-pracowników.jpg
